Секретарь руководителя

09 Ноября

от 55 800 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "Новороссийский мазутный терминал"

Обязанности:

• организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации;
• организация планирования рабочего времени руководителя.
• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора, заместителей генерального директора по направлениям.
  Осуществлять работу по регистрации, учету и передаче руководству Общества / в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. с использованием инструментария на базе программного комплекса 1С: Предприятие, в системе электронного документооборота ;
  2.2.3.Осуществлять контроль за поступлением/исполнением задач на имя генерального директора в системе электронного документооборота ПАО 11Транснефть11;
  2.2.4.Осуществлять работу по регистрации и учету входящих/исходящих документов Общества с использованием инструментария на базе программного комплекса 1С: Предприятие и в системе электронного документооборота, а также отправку исходящих документов сторонним организациям по каналам электронной и факсимильной связи, в системе электронного документооборота в установленном в Обществе порядке;
  Осуществлять контроль за оформлением (правильность составления согласно действующим требованиям, полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись руководству, а также поступивших из сторонних организаций;
  По распоряжению генерального директора осуществлять контроль за исполнением поручений, выданных по итогам рабочих встреч у генерального директора и по итогам планерных совещаний; принимать оперативные меры, направленные на их своевременное и качественное исполнение;
  В соответствии с резолюцией генерального директора доводить до работников Общества необходимую информацию, передавать документы на исполнение;
  Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями путем телефонного сообщения и электронной почты;
  По распоряжению генерального директора составлять письма, запросы, отчеты, информационно-справочные и пр. материалы, готовить ответы авторам писем в пределах своей компетенции, основываясь на достоверной информации;
  Организовывать проведение телефонных переговоров генерального директора, главного инженера, главного бухгалтера, заместителей генерального директора по направлениям, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до их сведения её содержание, передавать принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (факсу, эл. почте и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводить их до сведения генерального директора, главного инженера, главного бухгалтера, заместителей генерального директора по направлениям.
• Вести расписания встреч и совещаний генерального директора;
  Осуществлять подготовку к проведению заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор и подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
  Вести протоколы планерных совещаний.
  Обеспечивать рабочее место генерального директора Общества, заместителей генерального директора по направлениям, главного инженера необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие их эффективной работе;
  Организовывать приём посетителей и гостей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предАожений работников Общества;
  Обеспечивать выполнение копироваьно-множительных и машинописных работ;
  Осуществлять бронирование номеров в гостиницах генеральному директору, заместителям генерального директора по направлениям, главному инженеру, главному бухгалтеру, оформлять им заказы авиа и железнодорожных билетов.

Требования:

• опыт работы - от 1 года
• среднее профессиональное образование

Условия:

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Стабильная работа и ЗП
Выплата к профессиональному празднику/годовая премия
Социальный пакет
ДМС
Обучение
Дружный коллектив