Специалист по документообороту

1. Подготовка пакетов документов для гос.закупок министерства обороны;
2. Составление контрактов на закупку;
3. Сопровождение процесса утверждения документов как в бумажном, так и через систему электронного документооборота «Тезис»;
4. Взаимодействие с подрядчиками;
5. Ведение деловой переписки;
6. Создание и ведение различных баз данных;
7. Предоставление отчётности руководителю.

1. Подготовка пакетов документов по депутатским наказам для муниципальных заказов на предоставление на торги;
2. Взаимодействие с подрядчиками;
3. Создание и обновление базы данных;
4. Обработка входящей и исходящей корреспонденции;
5. Принятие участия в инспекциях на строительных объектах.

1. Подготовка и предоставление на рассмотрение Заказчиком отчётов ППИ по проектным чертежам;
2. Создание и обновление базы данных компании;
3. Подготовка сопроводительных писем для передачи документации Заказчику;
4. Обработка входящей и исходящей корреспонденции;
5. Рассылка уведомлений об инспекциях;
6. Подготовка и предоставление на рассмотрение еженедельных отчётов.

1. Способствование внедрению системы управления документацией на проекте;
2. Регистрация/отслеживание всей проектной документации, выпущенной как внутри компании, так и заказчиком;
3. Постоянное отслеживание использования документации последних редакций;
4. Отслеживание верной отправки всех проектных документов соответствующим участникам проекта, а также внесения комментарии/утверждения в надлежащие сроки;
5. Составление и ведение баз данных проектной документации;
6. Контроль исходящей и входящей документации с использованием системы POL – Projects On-Line и без;
7. Взаимодействие со специалистами Проекта и своевременное выполнение запросов по осуществлению поиска запрашиваемой документации Проекта.
8. Выдвижение предложений по совершенствованию процесса документооборота с целью оптимизации процесса и повышения эффективности работы.
9. Ведение электронной базы данных в системе Документооборота на ежедневной основе и осуществление самоконтроля за внесенной в систему информацией и ее рассылка всем заинтересованным лицам об обновлении архива на постоянной основе, внесение изменений и обновлений, осуществление периодического контроля в системе электронного документооборота Проекта;
10. Разработка / Обновление редакций процедур/руководств пользователя по Исполнительной/Эксплуатационной Документации (DFO - Deliverables For Operations) и контролю документации;
11. Систематизация Исполнительной/Эксплуатационной Документации
12. Обработка Технической Документации;
13. Работа с Эксплуатационной Документацией;
14. Координация Ведомостей Проверок, Актов и Дефектных ведомостей с использованием программы MCPlus;
15. Предоставление Исполнительной/Эксплуатационной Документации на утверждение заказчика;
16. Получение и проверка строительной, нормативно-правовой документации и документации по качеству, необходимой для передач FD3, согласно спецификаций по эксплуатационной документации;
17. Систематизация документации;
18. Проверка последовательности использования системы нумерации документации в соответствии с проектными спецификациями;
19. Координация Сертификатов Качества и тех.паспортов на Проекте;
20. Прохождение аудитов;
21. Составление ежедневной и еженедельной отчётности.
22. Участие в ежедневных и еженедельных совещаниях.

1. Внедрение системы управления документацией на проекте;
2. Регистрация/отслеживание всей проектной документации, выпущенной как внутри компании, так и заказчиком;
3. Проверка последовательности использования системы нумерации документации в соответствии с проектными спецификациями;
4. Разработка / Обновление редакций процедур/руководств пользователя по Контролю документации, а также Исполнительной/Эксплуатационной Документации;
5. Ведение электронной базы данных в системе Документооборота на ежедневной основе и осуществление самоконтроля за внесенной в систему информацией и ее рассылка всем заинтересованным лицам об обновлении архива на постоянной основе, внесение изменений и обновлений, осуществление периодического контроля в системе электронного документооборота Проекта;
6. Систематизация проектной документации
7. Ведение бумажного архива документации Проекта;
8. Контроль исходящей и входящей документации;
9. Осуществление приемки, проверки комплектности и оформления, регистрации, архивирования, хранения и рассылки внешней и внутренней корреспонденции Проекта;
10. Взаимодействие со специалистами Проекта и своевременное выполнение запросов по осуществлению поиска запрашиваемой документации Проекта.
11. Выдвижение предложений по совершенствованию процесса документооборота с целью оптимизации процесса и повышения эффективности работы.
12. Загрузка/выгрузка в/из POL и размножение документации Проекта в соответствии с матрицей рассылки;
13. Систематизация документации;
14. Координация Исполнительной/Эксплуатационной Документации;
15. Координация Ведомостей Проверок, Актов и Дефектных ведомостей;
16. Предоставление Исполнительной/Эксплуатационной Документации на утверждение заказчика;
17. Составление еженедельной отчётности;
18. Составление и Ведение Баз Данных Исполнительной/Эксплуатационной Документации;
19. Участие в проведении периодических аудитов бумажного и электронного архивов;
20. Получение и проверка строительной, нормативно-правовой документации и документации по качеству, необходимой для передач ЭД3 (FD3), согласно спецификаций по эксплуатационной документации;
21. Подготовка списка PO (Purchase Orders – заказы на закупку) и отчётности по статусу, согласно объёму работ Подрядчика;
22. Координация Сертификатов Качества и тех.паспортов на Проекте;
23. Участие в ежедневных и еженедельных совещаниях.